Ré-organisation du staff et du fonctionnement de WP (1)

Gros plan de réforme sur WP - l'analyse de base

Bonjour à tout le monde,

Quelques déboires subis récemment m'ont amené à une réflexion de fonds sur la manière de laquelle est organisé WP.

Et je dois dire que le terme "organisé" n'est pas tout à fait adapté à la situation.

J'aime faire des retours dans le temps pour analyser une situation, parce ce que c'est souvent en mesurant l'état d'avancement à certaines étapes d'une entreprise que l'on sait voir et cerner une situation présente.

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J'ai lancé le projet WP le 1er avril 2008 (et ce n'est pas un poisson).

3 mois plus tard, je quittais mon travail dans l'optique de développer une mini-entreprise orientée vers le poker et tournée autour de WP.

Je réalisai un plan de bataille en 3 ans à compté du 15 juillet 2008 jusqu'au 15 juillet 2011.

La première année, à pure perte devait me permettre de me positionner comme acteur important du poker dans notre pays, en développant une communauté de qualité, articulée autour d'une équipe de bénévoles.

Mission accomplie.

La seconde année, était un peu plus compliquée à mettre en oeuvre, puisqu'il s'agissait de lancer le développement de projets qui allaient être amené à financer mon salaire à long terme.

En lançant une kyrielle de projets, je devais être à même de visualiser les possibilités du marché.

L'idée n'était pas de gagner de l'argent au cours de cette année, mais de ne pas en perdre, tout en analysant les situations diverses.

Cette deuxième année se termine dans 3 mois.

L'objectif global après cette seconde année, était d'asseoir définitivement au cours de la troisième année, une structure rémunératrice à long terme.

21 des 36 mois sont parcourus. Et je me suis rendu compte que la situation n'était pas aussi idylique que dans mon plan.

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Si j'ai réussi, avec votre aide à tous, à monter une communauté de qualité, à rassembler les gens autour d'un emblème, à développer moult projets intéressants, à faire de WP un acteur connu dans le monde du poker, je n'ai pas réussi l'essentiel.

Cet essentiel est de partir de la base pour asseoir une structure performante, chiffrée dans le temps, qui me permette d'élaborer un business plan.

Deux points sont à analyser. Acteurs et scénari.

Les acteurs sont le staff et l'organisation générale.

Les scénari sont les projets.

Le staff et l'organisation générale sont en effet restés amateurs à outrance.

Des avantages de quelque nature que ce soit, ont été offerts à chacuns de vous (ou presque), selon le moment, selon les disponibilités (ou non), de manière totalement incontrôlée, et pas forcément toujours juste.

Cet état de fait met des gens en attente de voir venir, sans savoir ni quoi, ni quand...

Le groupe est bénévole, et je sais que tous, vous avez répondu à mon projet par passion, sans attendre spécialement de retour... Cependant, les avantages n'étant pas chiffrés, on s'est mis dans une situation que j'estime compliquée, car si certains font un boulot exemplaire, d'autres sont plus "bénévoles" dans l'âme, et ne répondent pas toujours aux attentes. Attention, la seule personne que je me permets de critiquer dans cette situation, c'est moi... et personne d'autre. Celui qui n'a pas su bâtir les bases de sa maison tout seul, ne doit pas se plaindre de voir les murs bouger, le vent pénétrer par la toiture, etc.

Les projets sont nombreux, très nombreux...trop nombreux.

Ils s'acheminent parallèlement, en grimpant les uns sur les autres.

Si chaque projet possède un potentiel maximum, aucun n'est drainé jusqu'au bout de celui-ci.

J'ai l'impression d'être au volant d'une voiture dont le plein d'essence est réalisé, et dont on ne réalise à chaque fois que 60% de la distance prévue par la moyenne de consommation...

Ou alors, de ne pas remplir suffisamment le réservoir, pour arriver jusqu'à destination. Résultat, 60% de la distance parcourue à chaque fois.

Je sais qu'il faut donner le temps au temps... Mais qui embrasse trop, mal étreint...

Conséquences:

-Certaines personnes du staff se sentent à bout de souffle, parce que mal encadrées, ou baignées dans des projets non-motivants. Rednoise démissionne. Jeeby doit se sentir bien seul dans le projet team.... etc.
-La fréquentation du forum est en baisse globale depuis 6 mois. Nos étapes live ou on-line ne rassemblent plus les personnes initialement prévues, les projets stagnent ou foirent... parce que pas menés jusqu'à terme.

Conclusion:

Continuer à avancer de cette manière est suicidaire à long terme (même à court terme)...

Il est indispensable de structurer définitivement les bases, avant d'aller plus loin, et de définir quels projets sont importants, les recadrer et se concentrer à fonds sur ceux-ci.

Faire cette analyse n'a pas été simple. Je crois posséder les clés du futur, et vais vous les exposer au fur et à mesure de mon écriture de celles-ci.

Jusqu'à présent, je me suis beaucoup interrogés, mais je n'avais jamais réussi à trouver de réponses rationnelles au comment du pourquoi tout ne marchait pas comme je le voulais.

Ici, c'est le cas, et j'ai l'impression d'avoir réalisé un net pas en avant.

A suivre.

De manière générale, j'ai envisagé la sission entre l'aspect commercial et l'aspect communautaire, le ponctuel et le récurrent.

Commençons par les projets.

Pour chaque projet existant ou à venir (ou passé, mais à refaire), je donne une petite analyse, essayant de définir la véritable cible de chaque projet.

1) Voyages

Projet commercial par excellence. La vente de voyages que ce soit au niveau des escapades ou des voyages casinos doit être rémunérateur.

2) Cérémonie des Awards

Projet communautaire. Il s'agit du souper annuel de notre communauté. Il n'y a pas d'objectif financier autre que de faire une opération blanche. Le but est de réunir dans un lieu de fête tous les Walpokiens.

3) Teams

Projet communautaire. Le but est de permettre la fédération de groupe autour d'une même idée générale. Les teams doivent être opérationnelles pour la cohésion des membres. Si le projet possède des avantages marketing de vision de la marque, ce n'est que du bonus. L'important c'est vraiment que les membres qui s'y sentent bien.

4) L'école de poker.

Projet communautaire. A part pour les profs, il n'y a pas d'argent à gagner au niveau de ce projet.
Il apporte comme les teams, une plus-value à l'ensemble, et permet à ceux qui souhaitent vraiment progresser à l'intérieur de la communauté de le faire.

5) La radio

Projet communautaire de nouveau. Même si dans le moyen terme, quand le projet sera nanti d'une organisation efficace, on pourra envisager de vendre le projet à des partenaires, là c'est beaucoup trop tôt. Il doit avant tout servir, dans l'attente d'une meilleure organisation, à fédérer les membres de la communauté, en leur donnant tour à tour la parole.

6) La bourse du poker

Projet communautaire à développer. Le staking est une belle opportunité de progression pour les gens.

L'objectif est plus animatif qu'autre chose. Je ne vois pas de réelle possibilité de retour financier... si ce n'est éventuellement la constitution d'une caisse spéciale, où chaque annonceur doit céder une part de son staking à WP... Et encore, c'est à analyser.

7) Les vidéos

Projet à vocation commercial au départ, je pense qu'il est bon de le redéfinir en communautaire. Comme la radio, ou l'école, je n'imagine pas que le public soit suffisamment réceptif pour en faire un business pour le moment en tous cas.

8) Les concours

Projet communautaire. Les cadeaux augmentent la participation et la fidélité.

9) La boutique

Projet communautaire à tendance marketing.

Gagner de l'argent avec une boutique de poker est utopique. En terme d'investissement sur les matières premières, avant de faire du bénéfice, il faut déjà vendre beaucoup. Sans compter le temps que cela prend à gérer (réception de l'argent, envois)... Disons que le marché est saturé de ce point de vue.
Par contre, en vendant à prix démocratique nos goodies, nous trouvons là une superbe opportunité de valorisation marketing.

10) Championnat Live

Cela peut apparaître comme projet communautaire au départ, mais il n'en est rien.

Il s'agit d'un projet commercial.

Pour moi, le championnat live est loin d'avoir rendu son potentiel, est une réussite et s'auto-finance déjà.

En explorant le projet, il y a moyen d'en faire un projet rentable à moyen terme (soit via le sponsoring, soit via un montage différent).

Par ailleurs, le partenaire est un partenaire commercial à qui je rends des comptes. Plus ça marche, plus le partenaire est content.

11) Championnat on-line.

De nouveau un projet commercial. Même si il est censé rassembler la communauté, il est surtout le support dont le sponsor est pokerstars, une formidable machine à pognon dont le potentiel d'apport est sans limite si le travail est organisé de manière professionnelle.

12) Les Wasop

Projet commercial. Une grosse opportunité de gagner quasi mon salaire annuel, si ça marche.

13) Nuit des grinders / semaine du cash...

Projets ponctuels communautaires.

Ces projets, tout comme les concours sont limités dans le temps et servent à rassembler la communauté et à la faire vivre.

14) Live covering

Projet communautaire et marketing. Il faut cependant cibler les live covering à réaliser... En effet, à l'heure actuelle, j'imagine un covering des wasop et du BOPC, mais c'est tout.

Faire un bon live covering coûte de l'argent...et rapporte indirectement. C'est un projet fédérateur et marketing à la fois.

15) News et actu. Idem que les live covering. Le but est d'augmenter la fréquence de visites sur le site.

16) Pierre Neuville.

Projet communautaire en fin de vie. Avoir un membre d'honneur, c'est bien, mais qu'il se donne en spectacle de manière récurrente en montrant tous les mauvais aspects du poker... Ma foi...

17) Fédération des clubs sur la communauté.

Projet communautaire à développer une fois que toute la structure sera assise convenablement.

Pour résumer:

Projet commerciaux récurrents à creuser:

-Voyages
-Championnat live
-Championnat on-line
-Wasop

Projets communautaires 1ère catégorie (récurrents dans le temps)

-Radio
-Ecole
-Team

Projets communautaire 2ème catégorie (récurrents dans le temps à visée marketing)

-Boutique
-News et actus
-Concours

Projet communautaires 3ème catégorie (ponctuels mais très important)

-Awards
-Live covering

Projet communautaire 4ème catégorie (récurrents dans le temps, mais moins importants, et à développer).

-Bourse
-Vidéos

-Le projet Neuville me semble se terminer.
-Le projet Fédé sera à développer plus tard.

Définir un organigramme qui soit efficient demande avant toute chose une étude des potentialités.

Pour faire cette analyse, je suis parti du principe que nous avions un bon groupe, et qu'il était définitivement cloisonné (même si je sais que c'est utopique)... Pas envie d'aller voir ailleurs avant d'avoir tiré le maximum de potentiel.

Dans le groupe de 8 personnes qui composent le staff, j'ai essayé de cibler quelles personnes étaient "indispensables" par leurs qualités. Pas que les autres ne le soient pas, soyons clairs...
Mais certains sont interchangeables dans leurs fonctions et d'autres ne sont pas remplaçables de par leur connaissance approfondie dans un domaine.

Catégorie A (non remplaçables par les autres):

-Marcus (photographe, graphiste et web designer).
-Tinger Bell (webmaster)
-Luanvi (commercial)

Catégorie B (interchangeable entre eux)

-Hans (Chef de projet et présentateur radio)
-Billy (Responsable technique de la radio)
-Jeeby (Chef de projet des teams)
-Bobo (Assistant multi-fonctions)
-Bilbio (Plus value organisation live)

Ma vision du futur organigramme est la suivante:

Moi: coordonnateur général et développeur de projets essentiellement commerciaux (+gestion financière globale).

Marcus, TB, et Luanvi = staff commercial

Hans, Billy, Jeeby, Bobo et Bilbio = staff communautaire

Entre le staff communautaire et moi, j'envisage de proposer à une personne extérieure, une fonction de coordinateur de staff. Ainsi faisant, je déléguerais à cette personne la responsabilité du développement communautaire et des échéanciers.

Petit schéma tel qu'il se présente dans ma tête:



Si j'envisage une personne extérieure, c'est parce que je pense qu'aucun des 5 ne pourra fédérer les 4 autres.

Et je ne veux pas le faire moi-même dans le sens où ça irait à l'encontre de ma volonté de me consacrer à fonds sur le développement, et de lacher du lest dans le communautaire.

Avantages et rétribution:

Pour établir un business plan cohérent, je dois savoir au moins un an à l'avance les coûts engendrés par chacune des personnes.

Pour la partie commerciale, si je n'étais pas si bien entourré, je devrais faire appel à l'extérieur à des professionnels du secteur.

Aussi j'estime que je dois me comporter avec le staff commercial comme avec des professionnels.

L'avantage avec cette méthode est que je peux travailler selon échéances et non selon disponibilité des gens.

Une tarification individuelle des produits et/ou services achetés, inhérents à leurs qualités devra être définie.

A partir du moment où cette ligne est définie, il n'y a pas d'autres avantages en nature quels qu'ils soient.

Pour la partie communautaire, je tiens absolumment à définir des rétributions.

Mais pas de la même manière.

Pourquoi y tiens je? Tout d'abord parce que tout travail mérite salaire. Ensuite, parce que dans toute organisation, une équipe organisatrice possède des avantages. Enfin, parce qu'ainsi faisant, je m'enlève toute sensation de redevabilité (gagner ma vie sur base de l'amitié des uns et des autres ne me plait pas, et n'est jamais durable dans le temps).

Aussi, je compte définir une enveloppe globale pour le staff communautaire, et ce un an à l'avance.

Cette enveloppe sera divisée en 6 parts égales et ventilée par le coordinateur en fonction des avancées de chacun.

Ce ne sera jamais de l'argent. Mais des voyages, inscriptions au championnat live, inscriptions à d'autres tournois, goodies (au prix coûtant), souper, etc...

De manière générale, je travaillerai individuellement avec le staff commercial, et avec le coordinateur communataire pour ce qu'il s'agit de toutes les actions financières, les décisions finales à prendre, etc.

Je n'interviendrai plus dans la gestion communautaire qui sera confiée aux membres de son staff, avec une liberté plus grande de développer les projets choisis.

Le staff communautaire aura une réunion mensuelle.

Et nous organiseront un inter-staff, une fois tous les trois mois.

Je servirai de point de liaison entre le commercial et le communautaire.

Chaque membre du staff communautaire sera personnellement responsable du développement d'un ou plusieurs projets définis.

A l'heure actuelle, j'imagine (ce qui n'implique pas que ce soit la réalité - en effet, si je lache du lest, ce n'est pas pour tout décider - vous pourrez vous redistribuer les fonctions):

Jeeby: Teams et News
Hans: Radio et école
Bobo: Bourse du poker, classements divers et concours
Billy: Vidéos et radio
Bilbio: Awards et Live covering

Cela ne sous-entend pas que chaque personne devra se taper tout le boulot tout seul... Il peut y avoir des assistances entre les membres et des interractions entre-eux, il peut aussi y avoir des aides extérieures.

Pour chaque poste chacun devra définir un budget annuel qui sera validé ou non par moi, à travers le coordinateur.

Le coordinateur pourra aussi prendre en charge certaines choses.

De manière générale, mon objectif est que la nouvelle structure puisse démarrer dès le retour de Vegas, le 19 juillet.

Cela permet d'achever les encours, et de monter progressivement les structures.

Il va falloir évidemment creuser, afin de définir le business plan, les budgets, les procédures de fonctionnement, etc.

Mais en se donnant trois mois pour le faire, je crois qu'on peut arriver à quelque chose qui soit enfin cohérent.

Par ailleurs, certains projets comme le projet teams peuvent déjà se développer avant la finalisation de la structure.

Il ne s'agit pas d'un bouleversement global, mais d'une construction progressive vouée à l'efficience complète du fonctionnement.

En effet, certains sont déjà dans des projets...comme Hans et Jeeby. D'autres vont arriver et devoir développer des choses... Bilbio, Bobo, ou Billy pour les vidéos...

Donc, en gros, les projets continuent, la structure se développe et pour commencer cette troisième année dans le business, on se fixe trois mois pour définir définitivement la structure assainie.